Работа с подсистемой "Управление договорами"
В этой статье рассмотрим действия, связанные с циклом жизни нашего договора, - от его создания до закрытия:
Подготовка проекта договора
Рассмотрим создание исходящего договора, т.е. договора где мы будем исполнителями.
Входящие договора, где мы заказчики, можно создавать аналогично с учетом того, что обычно проект текста договора присылает его исполнитель.
В папке "Проекты договоров" создайте проект договора. Поля "Дата договора", "Кто готовил" и "Статус договора" заполняются автоматически.
В дальнейшем их можно изменить.
Заполните обязательные поля в проекте договора и те поля, которые вам известны на данный момент времени.
Также заполните информацию о вашем Заказчике, открыв его карточку.
Добавьте текст договора в виде вложенного файла или воспользуйтесь шаблоном договора
на закладке "Вложенные файлы".
Карточка договора и его текст приведены ниже.
Согласование проекта договора
Для
согласования
проекта договора выбирете соответствующий
вид поручения.
Записи о согласовании договора помещаются на закладку
"Маршруты".
Для согласования договора с Заказчиком файл, содержащий текст договора, вы можете отправить непосредственно из проекта договора,
воспользовавшись закладкой переписка. В эту же закладку можно добавлять и ответы от Заказчика.
(Особенности настройки работы системы с почтой можно посмотреть здесь.)
После окончательного согласования проекта договора его можно будет напечатать, подписать и отправить бумажную копию на подписание Заказчику.
Дата этой отправки проставляется в поле "Дата отправки".
Для контроля возврата бумажной копии договора от Заказчика используется
система настройки текущих представлений и фильтров.
В частности для отображения всех проектов договоров, бумажные копии
которых, были отправлены Заказчику, но не получены от него, используется вид "Отправленные, но не возвращенные"
с применением следующего фильтра
Когда подписанная бумажная копия договора будет возвращена заполните поле "Дата получения". Все
проекты договоров, для которых заполнены поля "Дата отправки" и "Дата получения" отображаются при помощи вида "Возвращенные":
Сопровождение договора
После получения бумажной копии договора от Заказчика переместите проект договора из папки "Проекты договоров" в папку "Договора исходящие".
Присвойте договору номер и дату, а также измените его статус из "Проект" на "Действующий".
Для управления договорами в поставке подсистемы присутствует некоторый набор полей в карточке договора, предварительно заполненные справочники, настроены виды отображения папок и виртуальные папки. Все эти настройки позволяют отображать те договора, которые удовлетворяют определенным условиям. Данные условия выбраны нами
произвольно. Вы можете сами изменить их, учитывая специфику работы с договорами в вашей организации. Примеры того, как это сделать, описаны в статье
"Собственный FossLook CRM".
Предполагается, что оплата по договорам может производиться как одноразово, так и по определенному графику. Этот график описывается
двумя полями "График оплат" и "Оплата до". Эти поля - пополняемые справочники, которые вы можете изменять по собственному усмотрению.
На рисунке ниже показан список всех исходящих договоров с различными вариантами заполнения этих полей.
Для контроля срока оплат нами предлагаются преднастроенные текущие представления папки "Договора исходящие". Так при выборе вида
"Оплата до 10-го ежемесячно" будут отображаться только договора,
удовлетворяющие следующим условиям:
Для контроля за оплатой по актам выполненных работ, а также контроля за своевременностью отправки и поступления бумажных копий актов и
допсоглашений по договорам существует набор виртуальных папок, в которых отображаются договора, удовлетворяющие определенным
условиям:
Так для договора, который отображается в папке "Акт отправлен, но не оплачен" в акте №2 существует поле
"Дата отправки акта", и отсутствует поле "Дата оплаты по акту".
Отображение таких договоров обеспечивается следующим фильтром:
Подобные фильтры настроены и на оставшиеся две папки.
Закрытие договора
После окончания работы с договором заполните поле "Дата закрытия договора", измените поле статус из состояния "Действующий" в состояние "Закрыт"
и переместите договор из папки "Договора исходящие" в папку "Закрытые договора".
